A Organização Eficaz foi contratada pelo Sicoob Central Crediminas para levantar e analisar registros e documentos gerados para o Centro de Memória, atualização do acervo a fim de resgatar os marcos históricos da trajetória da empresa e do Sicoob Sistema Crediminas.

Objetivo: Resgatar a memória institucional por meio da racionalização dos processos envolvidos na guarda, manuseio e conservação dos documentos, criar um novo arranjo físico e eletrônico e disponibilizar as informações em rede e no arquivo físico garantindo o acesso e a preservação dos documentos.

Demanda: O projeto contemplou a implementação de procedimentos de tratamento e organização do acervo existente (fotos, documentos físicos e eletrônicos, CDs e, DVDs) no Centro de Memória, análise e redesenho do plano classificação (código e assunto) e diretórios eletrônicos e atualização do acervo para resgatar os marcos a partir de 2008 mais importantes da história do Sicoob.

Solução: Criação de instrumentos arquivísticos (Plano de Classificação e Manual de Procedimento) para controle e padronização do trâmite documental, avaliação e descarte dos documentos, implantação de rotinas para documentação física e eletrônica, adoção de padrão para consulta e empréstimo aos documentos e treinamento dos usuários.

Resultado: Por meio da organização do arquivo, o Centro de Memória do Sicoob Central Crediminas, passou a ser referência na preservação da memória cooperativista do Estado de Minas Gerais. Diante da importância do registro informacional das memórias e do legado construído com o passar dos anos, hoje é possível a disseminação de informações para público-usuário visando atender a demanda de informações para absorver novos conhecimentos ou apoiar suas atividades e decisões. Além de ser fonte para ações de pesquisas e memoriais do cooperativismo de crédito.