CRA – MG

Organização, estruturação física e informatização dos processos envolvidos na Gestão de Documentos do arquivo do CRA-MG – CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO DE MINAS.

Objetivo
Implantar a gestão documental racionalizando os processos envolvidos na guarda, manuseio, recuperação e conservação dos documentos físicos e eletrônicos do CRA.

Demanda
O projeto contemplava a implantação da Gestão de Documentos considerando as etapas de diagnóstico, inventário, organização e tratamento da massa documental nas fases corrente, intermediário e permanente com acesso a informação através de sistema informatizado para o CRA-MG.

Solução
Levantamento das necessidades informacionais, padronização das rotinas de trabalho, criação de um check-list que contemplasse as tipologias documentais nas diversas especificidades da estrutura administrativa do CRA-MG, identificação de documentos para digitalização, identificação da referência física dos dossiês denominados “Registro Pessoa Física e Pessoa Jurídica”, desenvolvimento de instrumentos da Gestão Documental (Tabela de Temporalidade, Procedimento Técnico Documental e Plano de Classificação), aplicação do descarte de documentos prescritos, elaboração de atributos para o sistema informatizado de recuperação da informação e treinamento dos colaboradores.

Resultado
Com a implantação do projeto foi possível ao Conselho Regional de Administração assegurar o acesso a informação quando e onde se fizer necessária aos colaboradores e filiados do conselho, garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos, preservar o patrimônio documental e a memória institucional do CRA/MG.

Antes e Depois – Arquivo

Antes

cra antes 1             cra antes2

Depois

cra depois1             cra depois2