Prestação de serviços de Gestão Documental na CÂMARA MUNICIPAL DE ITAÚNA-MG

Objetivo
Racionalizar os processos envolvidos na guarda, manuseio e conservação do acervo documental, através da criação de um novo arranjo físico para o arquivo central capaz de acondicionar todos os documentos e os novos que forem gerados (legislativo, procuradoria, contabilidade, financeiro, comunicação e administrativo) pela instituição e disponibilizar as informações em sistema informatizado garantindo o acesso aos documentos.

Demanda
O projeto contemplava a organização, estruturação e informatização do acervo de documentos físicos, com desenvolvimento de instrumentos como plano de classificação, procedimento técnico e tabela de temporalidade documental para atender as exigências legais e fiscais da Câmara Municipal de Itaúna.

Solução
Criação de instrumentos arquivísticos para controle e padronização do trâmite documental, definição de prazos de guarda de acordo com a legislação vigente, avaliação e descarte dos documentos, implantação de rotinas nas fases corrente e intermediária, adoção de política e norma para o arquivo, padrão para consulta e empréstimo aos documentos, implantação de sistema informatizado para recuperação da informação e treinamento técnico dos servidores para aplicação dos instrumentos de gestão.

Resultado
Com a organização e estruturação do Arquivo Central, a Câmara Municipal de Itaúna – MG resgatou o seu patrimônio documental e assegurou o acesso aos documentos e a informação para os servidores e cidadãos, demanda cada vez mais presente no âmbito público, principalmente após a Lei de Acesso à informação, preservando a memória legislativa da cidade.

Antes e Depois – Arquivo

Antes

Depois