Organização dos acervos bibliográfico, documental e fotográfico, estruturação física e implantação de sistema informatizado na APUBH – SINDICATO DOS PROFESSORES DE UNIVERSIDADES FEDERAIS DE BELO HORIZONTE E MONTES CLAROS.

Objetivo
Racionalizar os processos envolvidos na guarda, manuseio e conservação dos acervos da APUBH – Sindicato dos Professores UFMG, através da implantação de uma estrutura de gestão documental física e eletrônica.

Demanda
O projeto contemplava a padronização dos processos envolvidos na gestão de documentos arquivísticos, bibliográficos e fotográficos, aplicação de técnica e norma de procedimentos para minimizar eventuais perdas de informação e documentação do arquivo, gerenciamento eficaz da documentação produzida e recebida através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Disponibilização das informações para consultas nos módulos (bibliográfico e banco de imagens) do sistema informatizado aos filiados do sindicato.

Solução
Levantamento preliminar da massa documental, desenvolvimento de instrumentos arquivísticos, aplicação da tabela de temporalidade documental, descarte dos documentos prescritos legalmente, aplicação da metodologia arquivística aprovada pelo cliente, organização da biblioteca, desenvolvimento de instrumentos bibliográficos, adoção de regras de registro e empréstimo de materiais, adoção de padrões de tratamento do acervo de imagens digital e treinamento dos usuários.

Resultado
Todo este esforço proporcionou à APUBH – Sindicato dos Professores UFMG, colaboradores e filiados, agilizar o processo de recuperação da informação, facilitando o acesso interno e externo ao conteúdo informacional da instituição (portal, internet, etc) e a preservação do patrimônio documental e da memória institucional da APUBH.

Antes e Depois – Arquivo

Antes e Depois – Biblioteca