ACADEMIA DE IDEIAS

Organização e estruturação do arquivo físico de documentos com elaboração de instrumentos de gestão para a ACADEMIA DE IDEIAS.

Objetivo

Racionalização dos processos envolvidos na guarda, manuseio e conservação do acervo documental dos projetos; implantação de metodologia arquivística para padronizar os procedimentos técnicos referentes ao arquivo físico dos documentos; assegurar o acesso aos documentos e a informação quando fizerem necessário aos usuários do arquivo; e, preservar e conservar o patrimônio documental da Academia de Ideias.

Demanda
O projeto contemplava a organização física dos documentos produzidos ou recebidos pela empresa no decorrer do desenvolvimento de seus projetos, para fins de prestação de contas e de manutenção das atividades.

Solução
Implantação de procedimentos de inventário do acervo documental, organização e tratamento dos documentos e peças gráficas, identificação dos projetos por nome, período e setor, elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade, Procedimento Técnico Documental e Plano de Classificação), aplicação de metodologia arquivística nos documentos, acondicionamento dos documentos em caixas arquivos com etiqueta espelho de identificação, definição do local de guarda das caixas, cadastro das caixas em planilha eletrônica (Excel) para acesso e recuperação da informação, elaboração de Manual de Procedimento Operacional, e treinamento ao usuário do arquivo.

Resultado
Todo este esforço proporcionou a Academia de Ideias o reconhecimento do seu patrimônio documental e a padronização dos processos relacionados a Gestão de Documentos da empresa.

Depois – Arquivo

academia depois 2     academia depois 3    academia depois