SEIAS

Organização, estruturação e informatização do arquivo de documentos físicos e eletrônicos das áreas da SEIAS SOCIEDADE DE EDUCAÇÃO INTEGRAL E DE ASSISTÊNCIA SOCIAL.

Objetivo

Desenvolver metodologia para gerenciamento de documentos físicos e eletrônicos, criar instrumentos para a gestão arquivística de documentos, criar estrutura de termos para os diretórios eletrônicos, implantar sistema informatizado, capacitar os colaboradores no desenvolvimento e aplicação das ferramentas, preservar e conservar o patrimônio documental da Rede Filhas de Jesus.

Demanda
O projeto contemplava a padronização dos processos envolvidos na gestão de documentos, aplicação de norma e procedimento técnico para minimizar eventuais perdas de informação e documentação do arquivo, gerenciamento eficaz da documentação produzida e recebida das unidades e a recuperação da informação através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Solução
Mapeamento do fluxo documental, levantamento preliminar da tipologia documental, desenvolvimento de instrumentos, aplicação da tabela de temporalidade documental, eliminação dos documentos prescritos, identificação de documentos para digitalização, padronização de terminologia dos diretórios eletrônicos, aplicação da metodologia arquivística, conservação e preservação do patrimônio documental da instituição, capacitação e treinamento dos colaboradores.

Resultado
A implantação do projeto de Gestão Documental possibilitou mudanças que favoreceu na rotina de trabalho e na qualidade da produção documental dos setores, no controle dos documentos e no acesso a informação, na agilidade do trâmite, no prazo de guarda e destinação dos documentos, na padronização dos procedimentos técnicos, na  tomada de decisão e definição de estratégias, na avaliação de resultados e na preservação da história através da conservação do patrimônio documental da Rede Filhas de Jesus.

Foi implantado o projeto de Gestão Documental nas unidades Obra Social São José Operário e Casa de Nazaré e Santíssima Trindade da Rede Filhas de Jesus.

Em breve haverá expansão em toda Rede Filhas de Jesus.

Antes e Depois – Arquivo SEIAS

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Antes e Depois – Arquivo Obra Social São José Operário

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Antes e Depois – Arquivo Casa de Nazaré e Santíssima Trindade

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