SEBRAE

Organização do acervo arquivístico por meio de implantação de um novo sistema informatizado para os documentos intermediário e permanente do SERVIÇO DE APOIO AS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DE MINAS GERAIS -SEBRAE-MG.

Objetivo
Racionalizar os processos envolvidos na guarda, manuseio e conservação dos arquivos de documentos intermediários e permanentes do SEBRAE-MG, assegurando agilidade e acesso rápido às informações e documentações através do novo sistema informatizado.

Demanda
O projeto contemplava a conciliação da base de dados, implantação do novo sistema informatizado, migração dos dados das planilhas, identificação das caixas e mapeamento do arquivo.

Solução
Adequação de vocabulário controlado, padronização dos campos de indexação, aplicação de metodologia arquivística, criação de instrumento de mapeamento situacional do arquivo, troca de caixas e de etiquetas por materiais adequados.

Resultado
A área responsável pela gestão dos documentos do SEBRAE-MG teve um ganho significativo em produtividade, agilidade, eficiência e controle na conferência, registro, guarda e recuperação da documentação, aumento da satisfação e confiança dos colaboradores com a redução de prazos de atendimento às demandas e de custos internos.

 Antes e Depois

Antes                                       Depois